TIETOSUOJAA KOSKEVA REKISTERISELVITYS
Tämä rekisteriselvitys on Pohjankurun Telakka Oy:n (PKT) asiakasrekisteriseloste sekä kuvaus siitä miten PKT käsittelee henkilötietoja.
Selvityksen tarkoituksena on kertoa tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla henkilötietojen käsittelystä asiakkaiden ja osakkaiden (Osakas) sovittujen palveluiden tuottamiseksi.
Henkilötietojen käsittely ja tietoturva
Tietosuoja-asetuksen mukaisella rekisterinpitäjällä tarkoitetaan PKT:ta.
PKT varmistaa Osakkaan oikeuksien ja velvollisuuksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä tuottamiensa palveluiden osalta.
Rekisteröityjä henkilöryhmiä ovat pääasiassa venepaikan vuokraajat, osakkeenomistajat, yhtiön hallituksen jäsenet ja varajäsenet sekä tilin- ja toiminnantarkastajat.
PKT:n pääasialliset henkilötietorekisterit
Osakeluettelo: omistajan nimi, postiosoite ja sähköpostiosoite, luonnollisten henkilöiden syntymäaika, mahdollisen muun osakkeiden hallintaoikeuden haltijan nimi, postiosoite ja sähköpostiosoite ja luonnollisten henkilöiden syntymäaika.
Veneluettelo: Veneen tiedot: merkki, malli, mitat, tyyppi, omistajan nimi, syntymäaika tai tarvittaessa henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.
Tiedot hallituksen jäsenistä ja tilin- tai toiminnantarkastajista: nimi, yhteystiedot ja henkilötunnus, tilitiedot mahdollisen palkkioiden ja korvausten maksua varten
Tämän lisäksi PKT:llä voi olla muita henkilörekistereitä kuten tallentava kameravalvonta tai sähköinen kulunvalvonta. Näiden osalta sovitaan tarvittaessa erikseen henkilötietoihin liittyvistä toimenpiteistä ja menettelytavoista.
Henkilötietojen käsittely
Henkilötietoja käsitellään osakkuus- ja vuokrasuhteessa ja sen päättymisen jälkeen siinä laajuudessa kuin palveluiden tuottamisen kannalta on välttämätöntä.
PKT voi omien oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisin osin.
PKT varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus. PKT toteuttaa henkilötietojen käsittelyssä tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, kuten ohjeistaa ja kouluttaa henkilöstönsä ja huolehtii käyttämiensä järjestelmien tietoturvasta.
Sidosryhmät
PKT:lla on oikeus käyttää alihankkijoita tehtäviensä toteuttamiseksi ja luovuttaa alihankijoille oikeus käsitellä henkilötietoja tarvittavalla tavalla. Alihankintana voidaan toteuttaa esimerkiksi kirjanpito- tai tietojärjestelmäpalveluita. PKT tiedottaa Osakasta mahdollisista olennaisista muutoksista henkilötietojen käsittelyssä.
PKT ja Osakas vastaavat omista ja alihankkijoidensa toimista ja mahdollisista tietosuojaan liittyvistä laiminlyönneistä.
Auditointi
Osakkaalla on oikeus erikseen sovittavalla tavalla omalla kustannuksellaan suorittaa auditointi arvioidakseen tämän selvityksen mukaisten tietosuojavelvoitteiden täyttämistä.
PKT avustaa Osakasta rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa.
PKT:lla on oikeus mukauttaa henkilötietojen käsittelyperiaatteitaan myöhemmin syntyvää vakiintunutta tietosuojalainsäädännön tulkintaa tai ohjeistusta vastaavaksi.
20.5.2018